Een social mediabeleid voor medewerkers, do or don’t?

  • Datum: 15 September 2017
  • Leestijd: 4 Minuten
  • Blogger: Gurby Bulo

Communication is everything! Presence on social media is one of the most important parts of a marketing tool box. Why do companies complain about how, how often and what their employees place on social media on their behalf? Simply because there is no social media policy. Maybe a 'social media policy' sounds a bit heavy .... but I am 100% sure that clear guidelines help the employee in the growth of your company. It improves customer interaction and the reputation of your company, business unit, institution, department or brand. 

The social media policy must be transparent and structured. Keep a few important things in mind with such a policy:

Many people have the habit of sharing every aspect of their lives on social media. You can not just assume that employees know what the other person regards as "sensitive information". Therefore, the policy must clarify which company related information employees may not be shared on social media. Messages that could endanger your company or personnel are therefore prohibited. Clarify how or why there is a risk, if only because it can easily be misused or endanger the safety of personnel. 

There must also be clear guidelines regarding the sharing of information. Of course you want to promote new products in development, but not the details. The social media policy must clarify which information can and can not be posted about these innovations. 
Online there is a lot of brag about how they do business and they want to show their expertise. However, details about tools, methods, software, prices or other valuable information are not suitable. You do not want to share this valuable information with competitors or other stakeholders. The social media policy must also be clear about this.

Of u nu voor een strikter social mediabeleid of een meer ontspannen beleid kunt hanteren, hangt af van de onderneming en de kennis van de medewerkers. Bepaal duidelijk wie wel en niet namens de onderneming mag communiceren op sociale media. Sommige ondernemingen hebben een strikt social mediabeleid. Om misverstanden te voorkomen wordt er namens een onderneming, bedrijfsunit, instelling, afdeling of merk een officieel social mediateam aangesteld die namens hun mag spreken op sociale media. Niet iedereen heeft zo’n strikt beleid. Ook een meer ontspannen beleid kan je onderneming nog steeds beschermen. Zo zijn gedreven medewerkers met bijvoorbeeld ervaring op klantenservice prima in staat om klanten te helpen hun problemen op te lossen.

Als u een discussieomgeving wilt toestaan, zorg er dan voor dat het personeel goed is getraind om op een uniforme manier met klanten te communiceren die de normen van de onderneming waarborgt. Je kunt werknemers trainen om gedetailleerde, nauwkeurige antwoorden op klantenvragen te geven. Wanneer je strikt zakelijk wil communiceren op sociale media, wijs dan specifieke medewerkers toe voor deze taak en trainen ze op het gebied van sociale media-interactie.

Er gebeurt veel op sociale media, positieve en negatieve dingen. Bereid je als onderneming, bedrijfsunit, instelling, afdeling of merk voor op alle mogelijke situaties die kunnen gebeuren op sociale media. Zoals ontevreden klanten, inbreuk op auteursrechten, conflicten of moeilijke vragen. Beslis dan per situatie hoe je wilt dat medewerkers reageren. 

Conflicten bijvoorbeeld kunnen snel escaleren. Wees duidelijk hoe je wilt dat medewerkers hierop reageren. Conflicten moeten vanaf het begin goed worden opgepakt. Niet verdedigen, dat kan in een discussie eindigen. Houd de communicatie open en positief en probeer persoonlijk in contact te komen. Met deze aanpak verbetert de kans om het conflict op te lossen in plaats van later aan damage-control te moeten doen. In het geval dat er een officieel social mediateam is aangesteld die ook de conflicten behandelt, moet het voor andere medewerkers duidelijk zijn wat zij hierover wel en niet kunnen zeggen. 

Ook moeten er afspraken worden gemaakt over de persoonlijke accounts van medewerkers. Het zou niet uitmaken wat iemand in hun persoonlijke leven doet. Maar helaas zijn jouw medewerkers altijd een reflectie op de onderneming en het merk.

Een plan werkt alleen als er vanaf het begin ondersteuning is en het beleid wordt gecontroleerd op de uitvoering ervan. Bij het opzetten van een dergelijk plan is het raadzaam om de afdeling marketing en verkoop te betrekken. Vertel wat een social mediabeleid is en waarom het wordt geïmplementeerd. Laat ze deel uitmaken van dit beleid, hun input is een belangrijk onderdeel van dit proces. Uiteindelijk zijn zij degenen die het meest in contact staan met de klant. En onthoud één ding, een beleid werkt alleen als iedereen zich er verantwoordelijk voor voelt en er vanuit het management op wordt gestuurd. Feedback naar de medewerkers over goed en fout gebruik van het beleid, zorgt voor een snelle implementatie.

As mentioned, presence on social media is an essential part of a marketing toolbox. By using a transparent social media policy, the interaction with your business unit, business unit, institution, department or brand will certainly improve!

Subscribe to our community and talk with other companies about their experiences with a social media policy.

  • Blogger: Gurby Bulo
  • E-mail: [email protected]
  • Online Marketing Strategy Expert bij Social Media Gids
  • Internet ondernemer Gurby Bulo is de oprichter van Social Media Gids en gastheer van @SMG Hangout. Met zijn virtuele team volgen zij de laatste social media ontwikkelingen op de voet omdat zij dat leuk vinden;-) en om jou binnen jouw branch te voorzien van de laatste trends en juiste handvatten in de social media markt.
  • Andere blog artikelen van Gurby Bulo